Система решает следующие задачи:
- автоматизация служб бронирования и размещения,
- управление внутренними ресурсами гостиницы,
- поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов,
- автоматизация текущей деятельности,
- ведение базы данных гостей,
- многофакторный анализ деятельности гостиницы,
- взаимодействие с другими системами.
Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.
Система UCS Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.
Этими рабочими местами могут, например, быть:
Портье
- информация о предстоящих заездах и выездах;
- информация о наличии мест в гостинице;
- информация о состоянии счетов гостей;
- ввод данных о заездах (check-in, check-out);
- размещение гостей;
- текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);
- резервирование (индивидуальное, служебное);
- информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;
- информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;
- информация о внесении депозитов за бронь;
- работа со счетами гостей и клиентов;
- внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;
- печать и выставление счетов клиентам;
- создание мастер-фолио;
- информация обо всех платежах и услугах;
- печать дневных отчетов;
- доступ к архиву счетов;
- возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;
- при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;
- для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.
Отдел бронирования
- резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования
- печать подтверждений по брони;
- информация о внесении депозитов за бронь;
- анализ текущей и ожидаемой загрузки
- просмотр истории гостя
Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов
- разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов
- анализ расчетов с компаниями и турагенствами
- выставление счетов к оплате
- получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы
- доступ к архиву счетов
Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping)
- управление службами сервиса гостиницы;
- контроль состояния номерного фонда;
- информация о санитарном состоянии номеров;
- автоматизация управления персоналом - службой горничных;
- организация бюро находок;
- получение отчетов о работе сервисных служб;
- ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат;
- анализ текущего состояния номеров;
- управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);
- прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).
Офис системного администратора
- управление интерфейсом с системой R-Keeper
- управление интерфейсом с телефонной станцией
- информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией)
- управление интерфейсом с кабельным телевидением
- информация о сеансах просмотра платного телевидения
- настройка под любую телефонную станцию любой емкости;
- поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;
- настройка прейскурантов на различные внешние линии;
- управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде;
- подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии
Офис финансового директора
- ведение справочников предоставляемых услуг;
- определение пакетов услуг;
- определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;
- определение тарифов и возможность их связи с временными периодами;
- определение типов и категорий гостей;
- получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам;
- изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;
- управление пакетами услуг и их тарифами;
- управление справочником типов номеров;
- получение отчетов всех видов и т.д.
Касса
- расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию;
- полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;
- расчет с гостями за дополнительные услуги;
- прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям;
- возврат денег;
- все расчеты с гостями производяться с выдачей фискального документа.
